Hochzeitsplanung - wann soll welcher Dienstleister gebucht werden

Location, DJ, Hochzeitstorte – eine Hochzeit will gut geplant sein. Doch gerade die Top-Dienstleister*innen sind superschnell ausgebucht und dann kommt oft Panik bei den Brautpaaren auf, sie könnten zu spät dran sind. Deshalb gibt´s in diesem Blogbeitrag von mir für euch eure persönliche Hochzeitsplanungs-Timeline, damit ihr wisst, wann ihr wen anfragen solltet!

Los geht`s mal mit etwas Persönlichem, denn mir ist genau dasselbe passiert. Als ich nämlich vor inzwischen 10 Jahren geheiratet habe, dachten mein Mann und ich, wir wären früh dran, als wir ca. ein Jahr im Voraus bei den Locations unserer Heimatstadt in der niedersächsischen Provinz anfragten.

Weit gefehlt, stellte sich heraus! In der ersten Location wurden wir nur müde belächelt, als wir sagten, dass unsere Hochzeit nächstes Jahr im Juni anstehe. Für übernächsten Sommer könnten wir noch etwas bekommen. So ging es weiter in der nächsten und übernächsten Location und wir merkten plötzlich: "Okay, wenn das hinhauen soll, müssen wir uns echt ranhalten."

Und das war vor 10 Jahren im ländlichen Hameln und nicht einmal im Großraum Hamburg!

Rechtzeitig zu planen wird immer wichtiger

Inzwischen ist der Run auf die Locations und beliebte Dienstleistende aus der Hochzeitsbranche stetig gewachsen. Es wird wieder mehr geheiratet und die Hochzeitsfeiern haben besonderen Eventcharakter. Von der „Photo Booth“ bis zur freien Trauung, vom Hochzeitsauto bis zur Papeterie soll alles bedacht und perfekt passend sein. Natürlich hat sich auch der Markt angepasst und so gibt es viel mehr Anbieter*innen von Locations und Dienstleistungen in diesem Sektor.

Nun bleiben für die meisten Paare die Fragen:

Wann sollen wir wen anfragen?
Alles gleichzeitig oder hintereinander?
Muss ich jetzt ernsthaft schon 2 Jahre im Voraus meine Hochzeit planen?

Ein Patentrezept gibt es nicht!

Ich finde es ganz wichtig, eines ganz klarzustellen: Es gibt kein Patentrezept für die „perfekte Hochzeitsplanung“! In den letzten Jahren habe ich wirklich schon etliche Paare als Traurednerin und Hochzeitssängerin betreut. Und da war so ziemlich alles dabei:

Brautpaare, die ihre komplette Hochzeit innerhalb von einem halben Jahr auf die Beine gestellt haben.
Andere haben 1 ½ Jahre geplant und sich wahnsinnig gefreut auf alles.
Wieder andere waren total gestresst von der langen Planungszeit.
Manche sind so vorausschauend, dass der 6.6.2020 bei mir schon seit über zwei Jahren vergeben ist!

Was ich damit sagen will: Alles kann funktionieren oder auch nicht. Das kommt ein bisschen darauf an, was ihr für Typen seid, und natürlich auch darauf, wie sich die anderen Lebensereignisse oder auch der Heiratsantrag in das Gesamtbild einfügen.

Daher sind meine Tipps hier natürlich wieder gut gemeinte Wegweiser aufgrund meiner Erfahrung als Traurednerin und Musikerin in der Hochzeitsbranche. Aber wenn ihr es ganz anders machen wollt, dann gerne. Denn Ausnahmen bestätigen ja immer die Regel.

Tipp Nr. 1: Die Location wird zuerst angefragt!

Hochzeitsplanungs-Timeline: bestenfalls 1 ½ - 2 Jahre im Voraus.

Viele werden mir zustimmen, wenn ich sage: Die Location, in der ihr feiern wollt, solltet ihr zuerst anfragen. Warum das so wichtig ist und mit der „perfekten Hochzeitslocation“ alles steht und fällt?

Ohne Location keine Feier.
Wenn ihr eine freie Trauung plant, wollt ihr diese sicherlich auch in der Location stattfinden lassen bzw. auf dem Gelände.
Vielleicht habt ihr Übernachtungsgäste? Dann sollte die Location ein Hotel anbei oder sogar integriert haben.
Bei 150 Gästen kommen andere Locations infrage als bei 50 Gästen.
Und dann kommen ja auch noch die persönlichen Wunschvorstellungen dazu: Manche träumen von einer Schlosskulisse; andere wollen am Wasser heiraten; die nächsten wünschen sich eine rustikal ländliche Hochzeitsscheune.

Mein Tipp hier: Fragt, so früh es nur irgendwie geht, die Locations an. Wenn ihr 2 Jahre vorher wisst, wann die Hochzeit sein soll, dann geht auf jeden Fall schon einmal los. Lasst euch vielleicht zwei-drei mögliche Termine nennen oder macht euren Traumtermin schon fest.

Ein „zu früh“ gibt’s hier echt nicht! Gerade in Ballungsgebieten ist der Markt hart umkämpft und der Andrang auf die Örtlichkeiten, die tolle Hochzeitspakete und viele Möglichkeiten bieten, ist groß.

Klar, kann man auch immer Glück haben. Für diejenigen, die vielleicht nicht auf ein bestimmtes Datum, eine Jahreszeit oder einen Freitag- oder Samstagtermin festgelegt sind, ergeben sich auch kurzfristig noch Möglichkeiten. Aber aus meiner Erfahrung weiß ich, dass beliebte Hochzeitslocations oft 2 Jahre im Voraus ausgebucht sind in den Sommermonaten.

Tipp Nr. 2: Legt die Art eurer Trauung fest!

Hochzeitsplanungs-Timeline: bestenfalls 1 ½ bis 1 Jahr im Voraus.

Fangen wir damit an, was die Hochzeit zur Hochzeit macht, die Trauung! Wo und wie möchtet ihr heiraten?

Im Standesamt?

Vielleicht heiratet ihr ja „nur“ standesamtlich? Dann solltet ihr auch so früh wie möglich schauen, welches Standesamt infrage kommt. Gibt es bspw. Außenstellen? Könnt ihr vielleicht bereits vor der 6-monatigen gesetzlichen Frist einen Termin reservieren? Das ist nämlich so ein bisschen das Paradox beim Heiraten. Ihr müsst alles rechtzeitig und früh planen, aber die Standesämter nehmen erst 6 Monate vor Heiratstermin die offizielle Anmeldung entgegen. Manche sind aber nett und nehmen jedoch Reservierungen an. Das hat sich zum Glück in den letzten Jahren etwas aufgeweicht.

In der Kirche?

Wenn ihr im Anschluss an eure standesamtliche Trauung noch eine kirchliche Zeremonie plant, solltet ihr direkt nach der Locationwahl losgehen und dies mit der Kirche abklären. Denn auch die Gemeinden haben einen extrem vollen Terminkalender mit Sonderveranstaltungen, Konzerten, besonderen Gottesdiensten etc. Das ist nicht zu unterschätzen und natürlich müsst ihr euch nach diesen Terminen richten und nicht die Kirche nach euren. Das klingt vielleicht ein bisschen hart. Aber vielen ist einfach nicht klar, dass alle persönlichen Feiertermine wie Hochzeiten und Taufen in das restliche Kirchenjahr hineingeplant werden müssen.

Eine freie Trauung?

Wenn ihr frei heiraten wollt, solltet ihr gleich zu Anfang mit der Location abgeklärt haben, ob eine Trauung vor Ort möglich ist. Dann ist der nächste Schritt, bei den Traurednerinnen oder Traurednern eurer Wahl anzufragen.

Auch hier bietet sich an, nicht lange zu warten. Sollte die Location feststehen, vielleicht sogar noch zwei-drei Termine zur Auswahl, dann fragt ruhig schon an. Aus meiner Erfahrung heraus bin ich im Herbst meistens für die Sommersamstage des Folgejahres schon fast ausgebucht und habe insgesamt nur noch eine gute Handvoll Termine zu vergeben. Ein Jahr oder 1 ½ Jahre im Voraus anzufragen, ist also durchaus sinnvoll.

Wenn ihr zu diesem Zeitpunkt sogar noch zwei-drei Termine zur Auswahl habt, dann findet sich mit größerer Wahrscheinlichkeit noch ein gemeinsamer Nenner. Da die Zusammenarbeit zwischen Trauernder*in und euch als Paar eine sehr vertrauensvolle ist, wünsche ich euch allen, dass ihr diejenige/denjenigen bekommt, die/den ihr euch von Herzen wünscht. Auch deshalb lohnt es sich, pünktlich zu sein!

Tipp Nr. 3: Denkt an eure Hochzeitsfotos!

Ähnlich ist es mit den Fotografinnen und Fotografen. Auch hier solltet ihr am besten gleich nach der Locationwahl und damit Terminfestlegung anfragen. Denn die versierten Hochzeitsfotograf*innen sind schnell ausgebucht. Und ähnlich wie bei der Trauung sind auch hier die Sympathie und das Vertrauen ganz wichtig. Die Chemie muss stimmen zwischen euch. Nur dann können Bilder entstehen, die eine wunderbare Erinnerung sind und aus denen echte Gefühle und Emotionen sprechen.

Tipp Nr. 4: Ohne einen guten DJ oder eine tolle Partyband läuft nichts!

Zurecht ist auch der DJ oder die DJane eine/r der Dienstleister*innen, die frühzeitig angefragt werden sollten. Manche Locations bieten sogar Komplettpakete an oder empfehlen DJs, mit denen sie öfter zusammen arbeiten. Logisch, dass dieser Aspekt ein ganz Wesentlicher ist, denn mit ihm/ihr steht und fällt die ganze Party am Abend.

Falls ihr lieber eine Partyband für den Abend und/oder Live-Musik zur Trauung möchtet, solltet ihr die Musiker*innen ebenfalls gut 9 Monate bis 1 Jahr im Voraus anfragen.

Und hier noch ein Extratipp zur Zeitersparnis:

Da die Location meist die erste Anlaufstelle ist, fragt nach einer Empfehlungsliste für die anderen Dienstleistenden. Viele Locations verfügen über solche Listen oder Mappen, die sie euch mitgeben können. Dort findet ihr dann schon einmal eine Auswahl an Partnern, die bereits mit der Location zusammen gearbeitet haben.

Wenn euch davon jemand zusagt, habt ihr schon eine Sorge und eine Suche weniger.

Genauso könnt ihr es mit den Dienstleistenden machen! Fragt eure Fotografin, euren DJ oder eure Traurednerin nach Empfehlungen. Denn diese Personen lernen viele Kolleginnen und Kollegen kennen, konnten sich von deren Arbeit überzeugen und sind eine super Anlaufstelle für Empfehlungen.

Tipp Nr. 5: Ausstattung, Deko, Torte nicht auf den letzten Drücker!

Hochzeitsplanungs-Timeline: zwischen 9 bis 2 Monaten vor eurer Hochzeit!

Das Brautkleid

Für die Bräute geht es in diesem Zeitraum (spätestens!) schon los mit der Auswahl und dem Kauf des Brautkleides. Auch da wurden manche Bräute schon sehr komisch angeguckt, wenn sie im Laden sagten, ihre Hochzeit sei in 6 Monaten. Da die meisten Kleider erst angefertigt werden nach Bestellung, danach noch mindestens 2 x anprobiert und gesteckt werden, ist der Zeitraum besser 12 bis 9 Monate vor der Trauung.

Wie gesagt, es handelt sich hier immer um Idealfälle. Natürlich bekommt ihr auch in der Zeit darunter ein schönes Brautkleid. Aber ihr möchtet ja vielleicht auch ein paar Kleider zur Auswahl habe. Und es ist ja auch nie garantiert, dass ihr gleich auf eurer ersten Shopping-Tour DAS Brautkleid für euch findet.

Außerdem bedenkt dabei: Dies ist kein Jeanskauf, bei dem man einfach mal so guckt. Brautkleider werden im besten Fall mit fachkundiger Beratung und einem Termin anprobiert und die Trauzeugin und/oder Mama etc. sollen ja auch mit dabei sein.

Haare und Make-up

In diesem Zusammenhang bietet es sich auch an, erste Absprachen mit eurer Friseurin/eurem Frisör bezüglich eurer Brautfrisur und eures Make-ups zu treffen. Vielleicht möchtet ihr da auch jemanden haben, der zu euch nach Hause oder zur Location kommt? Dann schaut euch um. Denn diesen Service bieten nicht alle Stylisten an! Je nachdem, was ihr euch vorstellt oder was eure Wünsche sind, macht es durchaus Sinn, auch hier 9-12 Monate vorher auf die Suche zu gehen.

Outfit des Bräutigams

So, und nun zum Bräutigam. Ihr Männer dürft etwas später losgehen. Ihr braucht ja auch im besten Falle eine Stoffprobe des Brautkleides eurer Zukünftigen, damit ihr euer Hemd im richtigen Farbton wählen könnt. Aber 4-6 Monate vorher wäre auch hier meine Empfehlung und bei manchen Herrenausstattern hat sich gezeigt, dass ebenfalls ein Termin empfehlenswert ist.

Kommen wir zur Papeterie

Eure Einladungen sollen ja möglichst 6-9 Monate vorher raus, Save-the-Date-Karten noch früher. Dafür gibt es inzwischen soooo viele coole Möglichkeiten! Bei mir klebt gerade ein Holzscheibenmagnet an der Kühlschranktür von einem meiner Brautpaare mit eingebranntem Hochzeitsdatum für nächstes Jahr.

Aber spätestens ab der Einladungskarte sollte dann ja alles in einem Designkonzept sein, welches sich auch später in Menükarte, Dankeskarte etc. wiederfindet. Von daher solltet ihr euch in diesem Zeitraum vor der Hochzeit für das Grunddesign interessieren. Dazu gehören natürlich dann auch bereits Farbwahl, evtl. Motto und alle zeitlichen Eckdaten. Denn die kommen mit in die Einladung.

Blumenschmuck und Deko

Sobald die Einladungen, die Farbwahl und der Plan für eure Hochzeit im Groben stehen, könnt ihr euch an die Details heranwagen, wozu auf jeden Fall der Blumenschmuck und die Deko gehören.

Zu diesem Zeitpunkt sollte sich konkretisiert haben, wofür ihr überhaupt Blumenschmuck braucht.

Gibt es bspw. einen Trautisch, der geschmückt werden soll?
Braucht ihr etwas für den Altar in der Kirche?
Soll ein Traubogen für die freie Trauung her?
Muss ein Hochzeitsauto geschmückt werden?
Was soll auf die Tische zum Essen?

Mit einer ersten Farb- oder Mottoauswahl und euren Ideen könnt ihr dann zu den Floristen gehen und bezüglich der weiteren Deko schauen, ob ihr etwas leiht, kauft, selber bastelt etc.

Hochzeitstorte und Sweet Table

Auf den meisten Feiern wird sie zwar nicht mehr um Mitternacht gereicht, weil dann ohnehin niemand der Gäste Kuchenhunger hat, aber die Hochzeitstorte darf bei den meisten Brautpaaren trotzdem nicht fehlen.

Manche entscheiden sich auch für die etwas modernere Variante. Da werden dann kleinere Gebäckstücke gereicht oder es gibt den sog. Sweet Table. Egal, wofür ihr euch entscheidet, sicher möchtet ihr eine gute Beratung, ein Tasting vorab und für alle Entscheidungen noch genügend Zeit haben. Deshalb bietet es sich auch hier an, 3-4 Monate vor eurer Hochzeit zur Tat zu schreiten.

Und zum Schluss?

Da gibt’s immer noch genügend Kleinigkeiten, die zusammengefügt, Absprachen, die getroffen werden, letzte Besorgungen, die gemacht werden müssen. Langweilig wird euch bestimmt nicht bis zum großen Tag, das kann ich euch versichern!

Fazit und ein Extratipp

Grundsätzlich für eure Hochzeitsplanung würde ich immer fragen: Was sind die Eckpfeiler eurer Hochzeit? Denkt am besten vom „Großen Ganzen“ zum Detail. Erst kommt die Grobplanung - dann das Feintuning. Es ergibt keinen Sinn, die Papeterie zu bestellen, wenn der Zeitplan und die Trauung noch nicht stehen, oder über die Blumendeko nachzudenken, wenn mit der Location noch keine klaren Absprachen über die Gestaltung des Saals getroffen wurden.

Konnte ich euch weiterhelfen?

Ich hoffe es! Es handelt sich hier wirklich um Erfahrungswerte und Rückmeldungen, die ich von anderen Dienstleistenden gesammelt habe. Ausnahmen gibt es immer, aber die Zeitangaben auf eurer Hochzeitsplanungs-Timeline sind euch hoffentlich eine kleine Hilfe im Dschungel der Hochzeitsvorbereitungen.

Und solltet ihr eine freie Trauung planen und dazu Fragen haben, beantworte ich euch auch diese selbstverständlich gern! Schaut einfach hier auf mein Profil bei Traucheck oder auf meiner Homepage www.traumtoene.de vorbei und schreibt mir! Ich bin gespannt auf euch und eure Fragen und wünsche euch vor allem an dieser Stelle ganz viel Spaß und Freude bei eurer Hochzeitsplanung!

Alles Liebe von eurer Birte von TraumTöne!